Kali ini saya ingin menceritakan kejadian yang cukup menarik bagi saya yang terjadi beberapa hari lalu, yaitu saat saya memandu event Welcome Party & Charity Night with Putri Indonesia 2011. Acara ini merupakan kegiatan dari Disbudpar Kominfo untuk menyambut kedatangan Putri Indonesia di kota samarinda. Selain acara penyambutan, pada kesempatan tersebut juga dilakukan acara penggalangan dana bagi sebuah sekolah dasar yang terbakar beberapa waktu yang lalu.
Acara direncanakan dimulai pukul 20.00 wita, meski di undangan dicantumkan pukul 19.30 wita. Namun malam itu bisa dipastikan bahwa acara akan dimulai terlambat, karena sebelumnya kami sudah mendapat kabar bahwa pesawat yang mengangkut Putri Indonesia ternyata mengalami delay setidaknya 2 jam, entah karena apa. Panitia akhirnya menyiapkan beberapa alternatif perubahan acara jika ternyata nanti akan terjadi keterlambatan waktu memulainya. Perubahan ini terpaksa dilakukan karena pada keesokan harinya, masih banyak agenda kegiatan dari Putri Indonesia & Disbudpar Kominfo yang harus dilaksanakan.
Sebagai penanggung jawab acara, bapak M. Faisal mulai sibuk mengkoordinasikan segala sesuatunya. Berulangkali beliau menghubungi liaison officer (LO) yang bertugas mendampingi Putri Indonesia dan tim, untuk memastikan posisi dan kemungkinan perubahan terhadap waktu mulai dan pelaksanaan acara.
Dan disinilah masalah yang sebenarnya.
Sang liaison officer (yang mungkin tidak paham dengan tugas dan tanggung jawabnya) ternyata justru memberikan informasi yang tidak akurat (jika tidak mau dikatakan berbohong). Ketika informasi awal pada sekitar pukul 20.10 disampaikan, (katanya) mereka sudah tiba di hotel dan meminta waktu untuk mempersiapkan diri. Berdasarkan asumsi kami, setidaknya berarti dibutuhkan waktu sekitar 30 menit untuk mandi dan mempercantik diri.
Maka sekitar 30 menit kemudian pak Faisal kembali menghubungi LO yang bertugas, namun ternyata tidak diangkat ataupun dimatikan. Maka asumsi kami, mereka sedang berdandan atau mempercantik diri. Dan ketika telepon tersambung (atau sms), informasinya adalah mereka sudah berada di jalan menuju ke lokasi, tepatnya di jl.Abul Hasan. Karena kami sangat paham kondisi jalan di kota Samarinda, maka perkiraan kami tidak sampai 30 menit mereka akan sampai dan acara sudah bisa dimulai.
Namun yang terjadi berikutnya sungguh2 diluar dugaan kami. Perkiraan kami meleset, bahkan kami kehilangan kontak dengan sang LO, kami tidak tahu pasti dimana posisi mereka. Sementara acara tentu saja tidak bisa dimulai tanpa kehadiran si Putri Indonesia.
Dan ketegangan begitu terasa di kami sebagai panitia, sementara di dalam ruangan, para tamu yang terdiri dari para petinggi di kota Samarinda sepertinya juga mulai tampak gelisah. Wajar saja, jam sudah menunjukkan hampir pukul 21 malam, sementara kami tidak tahu pasti keberadaan dan posisi Putri Indonesia karena LOnya tidak bisa kami hubungi dan atau memberi informasi yang tidak tepat. Saya sendiri memilih menjauhkan diri dari pak Faisal, penanggung jawab acara, yang senyumnya sudah mulai tampak tidak lagi lepas. Beberapa kali ia menelpon (entah siapa) kemudian berbicara dengan suara dan nada yang 'keras'.
Lucunya, setidaknya 3 kali kami tertipu oleh kendaaran yang masuk ke rumah jabatan walikota, tempat acara dilaksanakan. Barangkali karena harapan kami yang sangat besar agar mobil yang datang tersebut adalah kendaraan yang mengangkut Putri Indonesia. Hehehehe.... kasihan dech kami.
Sekitar 1 jam kemudian, barulah mobil yang membawa Putri Indonesia & rombongan akhirnya tiba di tempat acara (Alhamdulillah....), dan acarapun dimulai. Meski terlambat 1,5 jam dari jadwal, secara keseluruhan acara berjalan dengan lancar. Hampir semua undangan bertahan, hanya 1 atau 2 orang yang pamit lebih dahulu karena keperluan lain. Bahkan diluar dugaan, acara penggalangan dana yang rencananya dipersingkat, ternyata justru menjadi lebih lama dari jadwal. Saya sendiri cukup kewalahan menghadapi antusiasme yang diluar dugaan, sehingga terpaksa sedikit memberi toleransi waktu, meski pada akhirnya saya harus tegas mengatakan bahwa acara penggalangan dan harus berakhir.
Pagi ini saat saya tanya mbah google, ternyata liaison officer itu berarti perwira penghubung.
Jadi seharusnya tugas LO adalah menjadi penghubung antara panitia yang punya acara dengan yang di LOnya. Dan ternyata tugas LO tidak mudah, karena dia harus melayani 'klien', sementara disisi lain dia juga harus bisa menjaga keteraturan acara. Artinya, dia harus bisa 'memanjakan klien' tanpa mengorbankan jadwal kegiatan 'klien' yang telah disusun agar tidak mengganggu acara. Berarti LO juga harus jujur dalam menyampaikan informasi yang dibutuhkan, agar tidak terjadi ketidak jelasan acara.
Ternyata Komunikasi yang baik dan kejujuran adalah modal terbaik untuk meraih kesuksesan dalam menjalankan sebuah acara, dan (mungkin) juga bagi kesuksesan2 yang lainnnya.
Jika saja LO memberi informasi yang benar dan akurat, dan terus melakukan koordinasi, setidaknya panitia di tempat acara bisa menentukan dan mengambil keputusan akan apa yang sebaiknya dilakukan. Bukan menunggu tanpa kejelasan dan penuh tanda tanya. Dan karena dalam waktu dekat saya akan membutuhkan LO untuk mendampingi Guru Jamil Azzaini yang akan ke Samarinda, maka saya harus selektif memilih LO. Atau sebaiknya saya langsung ya yang jadi LOnya????
Teteup Semangat !!!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar